为做好2019届毕业生档案整理和转递工作，使档案材料内容符合真实性、完整性、安全性、规范性的要求，确保毕业生档案整理、转递工作顺利进行，建筑系严格按照《吕梁学院学生档案管理办法》要求，履行学生档案管理职责，认真完成好2019届毕业生档案的整理、转递工作。现将有关事项通知如下：
一、毕业生档案要件
根据学生档案管理的规定，毕业生档案材料应包括以下内容：
1、学生入学档案：是指普通高考生的高考档案和高中档案；对口考生的考生信息登记表和职业中专或职业高中档案；专升本考生的考生信息登记表和专科毕业生档案。
2、在校期间档案：包括学生年度鉴定表、普通高等学校毕业生登记表、学生成绩档案表、实习鉴定表、学士学位授予决定书、奖惩材料、学籍异动材料、入伍材料、就业通知书（报到证白联等办结后另行通知到招生就业处领取）。
二、毕业生档案材料整理要求
1、各教学系需根据毕业生档案要件1、2中的装档材料整理好后分别装入毕业生个人档案袋中，并按专业、班级及学号顺序排序，待就业通知书办结后，按招生就业处安排的具体时间到校档案室装封档案。
2、归档的材料必须是办理完毕的正确材料。材料应完整、真实、文字清楚、手续齐备、对象明确，应有承办单位或个人签名，并有形成材料的日期。
3、归档的材料，凡规定需审查盖章的，必须加盖印章。
4、档案材料文字必须是正式打印或用黑色钢笔或中性笔填写，不得使用铅笔、圆珠笔以及其它颜色的钢笔、中性笔填写，信息要真实准确，字体颜色一致，字迹工整清晰，不得涂改，不出现错别字及不规范的简化字，不得他人代填，复印无效。
三、毕业生档案转递
1、毕业生档案在所有归档材料整理好后，按照每班实际毕业生填写《吕梁学院2019届毕业生档案移交清单》（附件1）一式三份，《移交清单》教学系负责人和档案管理专员签字、加盖教学系公章并注明档案邮寄或自带字样，学校档案室、招生就业处、教学系各留存一份。视就业报到证办结时间，教学系、招生就业处、学校档案室共同在学校档案室集中审核，审核合格后，进行档案封装、盖章，由各教学系统一领取后邮寄或发至学生手中。
2、毕业生档案邮寄，按照《吕梁学院2019届毕业生档案转递注意事项》（附件2）进行。 认真填写“邮政EMS标准快递”邮寄详情单（附件3），审核无误后邮寄。邮寄单号产生后，通知到毕业生本人，密切关注档案去向，直到档案安全到达派遣地址。
3、考取研究生、参加专项招聘的毕业生，如录取学校和招聘单位要求提前调档，需要考取院校和招聘单位出示调档函，学生本人申请，所在教学系负责人批准，装封好后发放给本人自己携带或邮寄至录取院校、招聘单位。
四、温馨提示
1、现进入毕业生在校档案材料装档集中时间，请各系（部）副书记、各档案管理专员，严格把关，对每件进档资料的签字、盖章等每个环节、程序认真审核，确保每件档案材料信息准确无误后方可装档。
2、装档案时提前与档案室预约时间，以系为单位统一进行。
3、报到证办理完结后，按照招生就业处确定的时间将就业报到证通知书（白色）装入档案并密封。
